Change & Learning framework for SAP projects with SAP Enable Now

In finance, an SAP template roll-out challenges not just the department but also training. 

Therefore, accountants in Switzerland need to work with the same system as colleagues in Germany or Hungary – despite the different legal requirements, charts of accounts and way of working. The standardization of processes e.g., “auditing” or “preparing financial statements” encounters many local difficulties and are often come in conflict with established working methods, which will lead to some acceptable problems. 

At the same time, the time pressure is high due to quarter and annual financial statements.  In addition to the parallel on-going go-live, there is an increased upcoming need for training in a brief period. Live training is not often practical. In this case, digital solutions such as SAP Enable Now or WalkMe offer an added value – for example through context-related help with posting activities or simulations for entering complex documents. 

Though here, too, the content needs to be up-to-date, locally relevant, and specific to the target group. Only with a well-thought-out training strategy can the roll-out be successful in the long term and posting errors, queries in the line or delays in the closing process can be avoided.

Training lifecycle in SAP roll-out

A successful transfer of knowledge in an SAP template roll-out requires a structured approach that considers both the different user groups and the continuous change in processes. The use of SAP Enable Now in combination with a clear process model offers the base for sustainable learning and a higher user acceptability. Therefore, a four-stage approach is recommended:

Advantages of a structured training concept with SAP Enable Now:

• Content tailored to the target group: Training is tailored precisely to roles and tasks.
• High efficiency: Re-use of your own content or SAP standard content through re-recording saves time when making changes.
• Quick updates: Changes in processes and system masks can be easily updated.
• Context-sensitive help: Users receive direct support in the system – exactly when and where they need it.
• Scalability: Content can be created centrally and rolled-out locally – (e.g., via train-the-trainer).
• Learning variety: combination of simulations, exercises, tests and videos appeals to different types of learners.
• Measurability: Learning progress can be checked using integrated tests and feedback tools.
• Sustainability: Continuous maintenance of content keeps knowledge up-to-date and available.
• Increased acceptance: Better training means more confidence in using SAP – and fewer errors in applications.

Change & Learning Framework pour les projets SAP avec SAP Enable Now

Dans les départements Finance, le déploiement d’un template SAP ne concerne pas uniquement les processus, mais aussi la formation et la montée en compétence des utilisateurs. 

Par exemple, les comptables en Suisse doivent utiliser le même système que leurs homologues en Allemagne ou en Hongrie, malgré des exigences légales, des plans comptables et des méthodes de travail différentes. La standardisation de processus tels que « l’audit » ou « l’établissement des états financiers » se heurte à des réalités locales et entre parfois en conflit avec des pratiques bien établies, ce qui peut engendrer des difficultés d’adhésion du système.

À cela s’ajoute une forte pression liée aux délais des clôtures trimestrielles ou annuelles. Dans ce contexte de go-live simultané sur plusieurs sites, les besoins en formation sont nombreux sur une courte période. Or, les formations en présentiel étant souvent irréalistes, des solutions digitales comme SAP Enable Now ou WalkMe apportent une réelle valeur ajoutée – par exemple via une aide contextuelle lors des activités de saisie ou des simulations pour l’enregistrement de documents complexes.

Cependant, les contenus doivent être à jour, pertinents et adaptés aux groupes cibles. Seule une stratégie de formation bien conçue garantit un déploiement réussi à long terme, tout en réduisant les erreurs de saisie, les sollicitations auprès des équipes support et les retards de clôture.

Cycle de formation dans un déploiement SAP

Le transfert de connaissances dans le cadre d’un déploiement de template SAP nécessite une approche structurée, prenant en compte la diversité des profils utilisateurs et l’évolution constante des processus. L’utilisation de SAP Enable Now, combiné à un modèle de déploiement clair, permet une montée en compétence durable et une meilleure adoption du système. Ce processus s’articule autour de quatre étapes clés :

Avantages d’un concept de formation structuré avec SAP Enable Now

• Contenus adaptés aux utilisateurs cibles: la formation est conçue spécifiquement en fonction des rôles et des tâches de chacun.
• Efficacité élevée: la réutilisation de contenus existants, qu’ils soient internes ou standards SAP, via des re-recordings, permet de gagner du temps lors des mises à jour.
• Mises à jour rapides: les modifications de processus ou d’écrans SAP peuvent être intégrées facilement dans les supports.
• Aide contextuelle: les utilisateurs reçoivent une assistance directement dans le système, au moment et à l’endroit où ils en ont besoin.
• Scalabilité: les contenus peuvent être développés de manière centralisée puis diffusés localement, - (par ex. via l’approche Train-the-Trainer).
• Diversité des formats pédagogiques: la combinaison de simulations, d’exercices, de tests et de vidéos répond aux différents styles d’apprentissage.
• Mesurabilité: les progrès des apprenants peuvent être suivis grâce à des tests intégrés et des outils de feedback.
• Durabilité: la mise à jour continue des contenus garantit un savoir toujours actuel et disponible.
• Meilleure adoption: une formation efficace renforce la maîtrise de SAP par les utilisateurs et réduit les erreurs d’utilisation.