For many companies, audits based on defined standards are an integral part of quality management. However, they often involve a significant amount of effort; especially when processes, documentation, and responsibilities are not clearly mapped within the system.
SAP QM (Quality Management) helps companies implement quality processes in a structured manner and present them in a transparent way during audits. However, the key factor is how SAP QM is used, and within which operating model.
What does ISO 9001 mean and what role does SAP QM play?
ISO 9001 is an international standard for quality management systems. Among other things, it requires:
- defined and documented processes
- verifiable quality inspections
- traceability of products and materials
- systematic handling of errors and deviations
- continuous improvement
Important: SAP QM is not a certification. It is an IT system that supports companies in implementing and demonstrating these requirements in their operations.
How SAP QM supports ISO 9001 requirements
SAP QM directly implements key ISO 9001 requirements within the system:
- Inspection planning - Quality inspections are defined using inspection plans and inspection characteristics. An inspection plan specifies what is inspected, when it is inspected, and according to which criteria.
- Inspection execution and documentation - Inspection lots record inspection results in a structured and audit-proof manner. An inspection lot is the system-level “container” for a specific quality inspection.
- Disposition - After the inspection, it is documented whether a product is released, blocked, or requires rework.
- Traceability - Batch and serial numbers enable seamless traceability - from goods receipt to the customer.
- Quality notifications - Deviations, defects, and complaints are systematically recorded. Quality notifications form the basis for root cause analysis and corrective actions.
- Reports and key performance indicators - Inspection results and defect rates can be analyzed and used for management reviews.
This makes SAP QM a central documentation tool in ISO 9001 audits.
SAP QM in the context of S/4HANA: Public Cloud, Private Cloud, and On-Premise
The implementation of SAP QM varies depending on the operating model.
SAP S/4HANA Public Cloud
The Public Cloud offers standardized QM processes based on SAP best practices.
Features:
- Clearly defined, preconfigured workflows
- Limited customization
- Extensions via SAP BTP (Business Technology Platform)
For ISO 9001, this means:
- High transparency and clear process management
- Good auditability when used in accordance with standards
- Additional documentation (e.g., QM manual) must be seamlessly integrated
Suitable for companies that:
- Follow standard processes
- Want to efficiently implement ISO requirements
- Require few custom processes
SAP S/4HANA Private Cloud / On-Premise
The Private Cloud/On-Premise feature set includes the following capabilities:
- Extensive customization options
- Integration of DMS (Document Management System), workflows, and archiving
- High flexibility for QM processes
- Complete control over processes and the system
- Custom QM solutions available
For ISO 9001, this means:
- Excellent mapping of complex quality requirements
- Suitable for regulated industries
- Good balance between cloud operations and audit flexibility
- Existing certifications are often deeply integrated
- High level of maturity is achievable
- Strategic alignment with S/4HANA is necessary
Audit-ready with SAP QM – in the Public Cloud, Private Cloud, and On-Premises
Scheer helps companies systematically analyze their existing QM processes and align them specifically with ISO 9001 requirements, regardless of the SAP operating model they use.
Our approach
Figure 1: From quality management analysis to thorough audit preparation
- Analysis of existing QM processes in the SAP system
- Assessment of audit readiness (ISO 9001 gap analysis)
- Review of inspection processes, documentation, roles, and workflows
- Specific recommendations for audit preparation
- Optimization or realignment of SAP QM
Goal: Not just to “pass” ISO audits in the short term, but to manage them reliably and systematically over the long term.
Summary
SAP QM is a key tool for ISO 9001-compliant quality management. However, a clear process structure and proper use of the system are essential.
With a targeted analysis, audits can be prepared much more efficiently. Successful audit preparation requires more than just system knowledge: it is the combination of process understanding, SAP expertise, and audit experience that provides true assurance. This is exactly where Scheer IDS comes in, with a holistic view of processes, systems, and audit readiness.
Réussir les certifications ISO : une préparation optimale grâce à SAP QM
Pour de nombreuses entreprises, les audits réalisés selon des normes définies font partie intégrante de la gestion de la qualité. Ils entraînent toutefois souvent une charge de travail importante, surtout lorsque les processus, les justificatifs et les responsabilités ne sont pas clairement définis dans le système.
SAP QM (Quality Management) aide les entreprises à mettre en œuvre des processus qualité de manière structurée et à les présenter de façon claire lors des audits. Cependant, la manière dont SAP QM est utilisé – et le modèle opérationnel choisi – sont déterminants.
Que signifie la norme ISO 9001 – et quel est le rôle de SAP QM ?
La norme ISO 9001 est une norme internationale relative aux systèmes de gestion de la qualité. Elle impose notamment :
- des processus définis et documentés
- des contrôles qualité vérifiables
- la traçabilité des produits et des matériaux
- une gestion systématique des erreurs et des non-conformités
- une amélioration continue
Important: SAP QM n'est pas un certificat. Il s'agit d'un système informatique qui aide les entreprises à mettre en œuvre ces exigences sur le plan opérationnel et à en apporter la preuve.
Comment SAP QM prend en charge les exigences de la norme ISO 9001
SAP QM intègre directement dans le système les exigences essentielles de la norme ISO 9001 :
- Planification des contrôles - Les contrôles qualité sont définis à l'aide de plans de contrôle et de caractéristiques de contrôle. Un plan de contrôle précise ce qui doit être contrôlé, quand et selon quels critères.
- Réalisation et documentation des contrôles - Les lots de contrôle permettent d'enregistrer les résultats de contrôle de manière structurée et sécurisée. Un lot de contrôle est le « conteneur » système d'un contrôle qualité concret.
- Décision d'utilisation - Après le contrôle, il est documenté si un produit est validé, bloqué ou doit faire l'objet d'un traitement supplémentaire.
- Traçabilité - Les numéros de lot et de série permettent un suivi sans faille, de la réception des marchandises jusqu'au client.
- Rapports qualité - Les écarts, les défauts et les réclamations sont systématiquement enregistrés. Les rapports qualité constituent la base de l'analyse des causes et des mesures correctives.
- Analyses et indicateurs - Les résultats de contrôle et les taux de défauts peuvent être analysés et utilisés pour les revues de direction.
SAP QM devient ainsi un outil de justification essentiel dans le cadre de l'audit ISO 9001.
SAP QM dans le contexte de S/4HANA : Public Cloud, Private Cloud et On-Premise
La mise en œuvre de SAP QM varie en fonction du modèle d'exploitation.
SAP S/4HANA Public Cloud
Le Public Cloud propose des processus de gestion de la qualité standardisés, basés sur les meilleures pratiques SAP.
Caractéristiques :
- Des processus clairement définis et préconfigurés
- Une personnalisation limitée
- Des extensions via SAP BTP (Business Technology Platform)
Pour la norme ISO 9001, cela signifie :
- Une grande transparence et une gestion claire des processus
- Une bonne auditéabilité en cas d'utilisation conforme aux normes
- La documentation supplémentaire (par exemple, le manuel de gestion de la qualité) doit être correctement intégrée
Convient aux entreprises qui :
- Accepter les processus standard
- Souhaiter mettre en œuvre efficacement les exigences ISO
- Avoir peu besoin de processus spécifiques
SAP S/4HANA Private Cloud / On-Premise
Les fonctionnalités du Private Cloud et de l'installation sur On-Premise comprennent notamment les éléments suivants :
- Possibilité de personnalisation étendue
- Intégration d'un système de gestion documentaire (DMS), de workflows et d'un système d'archivage
- Grande flexibilité dans les processus de gestion de la qualité
- Contrôle total des processus et du système
- Possibilité de solutions de gestion de la qualité sur mesure
Pour la norme ISO 9001, cela signifie :
- Une très bonne prise en compte des exigences complexes en matière de qualité
- Une solution adaptée aux secteurs réglementés
- Un bon équilibre entre l'exploitation dans le cloud et la flexibilité en matière d'audit
- Une intégration souvent poussée des certifications existantes
- La possibilité d'atteindre un haut niveau de maturité
- La nécessité d'une intégration stratégique dans le cadre de S/4HANA
Prêt pour l'audit avec SAP QM – dans le Public Cloud, Private Cloud, and On-Premises
Scheer aide les entreprises à analyser systématiquement leurs processus de gestion de la qualité existants et à les aligner de manière ciblée sur les exigences de la norme ISO 9001, quel que soit le modèle opérationnel SAP utilisé.
Notre démarche
Figure 1: De l'analyse de la gestion de la qualité à une préparation efficace à l'audit
- Analyse des processus de gestion de la qualité existants dans le système SAP
- Évaluation de l'aptitude à l'audit (analyse des écarts par rapport à la norme ISO 9001)
- Examen des processus de contrôle, de la documentation, ainsi que des rôles et des workflows
- Recommandations concrètes pour la préparation à l'audit
- Optimisation ou réorientation du module SAP QM
Objectif : ne pas se contenter de « réussir » les audits ISO à court terme, mais les maîtriser de manière durable, sûre et structurée.
En résumé
SAP QM est un outil essentiel pour une gestion de la qualité conforme à la norme ISO 9001. Cependant, une structure claire des processus et une utilisation rigoureuse du système sont déterminantes.
Une analyse ciblée permet de préparer les audits de manière nettement plus efficace. Une préparation réussie des audits exige plus qu'une simple connaissance du système : seule la combinaison de la compréhension des processus, de l'expertise SAP et de l'expérience en matière d'audits garantit une véritable sécurité. C'est précisément là qu'intervient Scheer, avec une vision globale des processus, du système et de l'auditabilité.
