Qualitätsmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen der Fertigungsindustrie. Steigende Kundenanforderungen, komplexe Lieferantennetzwerke und regulatorische Vorgaben machen es notwendig, Prüfprozesse nicht nur sauber zu dokumentieren, sondern auch digital durchgängig zu steuern.
In einem spannenden Projekt konnten wir erstmalig einen Kunden aus der Fertigungsindustrie dabei unterstützen, den Bereich Qualitätsmanagement mit SAP Quality Management (QM) in die SAP S/4HANA Cloud Public Edition zu führen. Ziel war es, die gesamte Prüfplanung innerhalb der Wareneingangsprüfung aufzusetzen und die fertigungsbegleitende Prüfung sowie die Erstmusterprüfung zu implementieren.
Dabei standen nicht nur die fachlichen Anforderungen im Fokus, sondern auch die Frage, wie sich Benutzeroberfläche und Abläufe im SAP Cloud ERP im Vergleich zu dem On-Premises-System aus Berater- und Anwendersicht unterscheiden (SAP Fiori vs. SAP GUI).
Dieser Blogbeitrag geht auf die Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede zwischen SAP GUI und der neuen Benutzeroberfläche SAP Fiori in der Cloud ein, gibt Einblicke in die Systeme und zeigt, welche Herausforderungen und Erfahrungen dieses Projekt sowohl aus Berater- als auch aus Anwendersicht durch den Kunden umfasste.
Qualitätsmanagement im SAP Cloud ERP: Neue Wege, gleiche Ziele
Aus Beratersicht war es spannend, die Besonderheiten und Unterschiede der Benutzeroberfläche und der Customizing-Möglichkeiten mit SAP Fiori herauszuarbeiten und passende Einstellungen und Lösungen für die Anforderungen des Kunden im SAP Cloud ERP zu finden.
Gerade im Qualitätsmanagement ist die Herausforderung häufig, dass Unternehmen sehr individuelle Prüfprozesse über Jahre entwickelt haben. Im SAP Cloud ERP liegt der Schwerpunkt jedoch stärker auf Standardisierung und klaren Prozessvorgaben.
Die Vorteile für den Kunden lagen auf der Hand: Das Unternehmen hatte bisher kein Qualitätsmanagement-System in SAP im Einsatz, weshalb die Anforderungen an Material, Personal und Dokumentation bisher wenig dokumentiert und uneinheitlich gepflegt wurden. Durch die Einführung von SAP QM sollten ab sofort alle Prüfmerkmale – also Vorgaben, wie und was geprüft werden muss – zentral in Prüfplänen gebündelt und einheitlich geprüft werden.
Die neue Benutzeroberfläche: SAP Fiori vs. SAP GUI
Ein wesentlicher Unterschied zwischen On-Premises und SAP Cloud ERP liegt in der Benutzeroberfläche. Beim klassischen SAP GUI erfolgte der Einstieg ins Customizing über die Transaktion SAP Project Reference Object (SPRO) über den sogenannten Einführungsleitfaden, um einen Überblick über alle Customizing- und Anpassungsmöglichkeiten im Bereich Qualitätsmanagement zu erhalten (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1: Struktur im Einführungsleitfaden von SAP GUI im SAP ECC
Im SAP Cloud ERP erfolgt die Konfiguration hingegen über die SAP Fiori-App "Lösung konfigurieren". An dieser Stelle unterscheidet sich das Interface, um die Bedienung effizienter zu gestalten (siehe Abbildung 2). Schnelleinsteige und Suchen bzw. gewünschte Knotenpunkte sind über die Enterprise Search zu finden. Sie erhalten eine Übersicht inklusive Anwendungsbereich und Kurzbeschreibungen, die nach persönlichen Bedürfnissen gefiltert und auch als Varianten gespeichert werden können.
Abbildung 2: Benutzeroberfläche Fiori-App "Lösung konfigurieren" in der SAP S/4HANA Cloud Public Edition
Über den Reiter Anwendungsbereich ist ein schneller Direkteinstieg je Modul bzw. Bereich möglich und zeigt in unserem Fall alle Elemente und Untergruppen von Qualitätsmanagement an (Abbildung 3).
Abbildung 3: Suche des Anwendungsbereichs "Quality Management"
Bis hierhin gibt es noch keine allzu großen Unterschiede zu SAP GUI, ausgenommen der angepassten Benutzeroberfläche (Abbildung 4 vs. Abbildung 5). Auch einige Grundeinstellungen in SAP Fiori seitens SAP QM auf Werksebene decken sich mit den Möglichkeiten von SAP GUI. An dieser Stelle kann bei den Grunddaten entschieden werden, ob Stammprüfmerkmale und Prüfmethoden mit oder ohne Historie gepflegt werden. Ebenso sind die Einstellungen für die Prüfloserzeugung und Ergebniserfassung identisch möglich.
Abbildung 4: Grundeinstellungen SAP ECC (SAP GUI)
Abbildung 5: Grundeinstellungen SAP S/4HANA Cloud Public Edition (SAP Fiori)
Unterschiede zwischen SAP Fiori und SAP GUI im QM-Customizing
Im SAP Cloud ERP enden die Grundeinstellungen auf Werksebene mit der Ergebniserfassung an dieser Stelle. Das bedeutet aber auch, dass die Bereiche "Prüflosabschluss", "Allgemeine Einstellungen" und "Visuelle Planung" in der Fiori-Welt hier nicht mehr verfügbar sind (Abbildung 6 bis 8). Im Rahmen unseres Projekts sind das keine essenziellen Einstellungen gewesen, dennoch ist zu beachten, dass nicht mehr jede bekannte Customizing-Option in gleicher Form auf Werksebene zur Verfügung steht.
Abbildung 6: Reiter „Prüflosabschluss“ in SAP ECC
Abbildung 7: Reiter "Allgemeine Einstellungen" in SAP ECC
Abbildung 8: Reiter "Visuelle Planung" in SAP ECC
Was allerdings auch für unseren Kunden an dieser Stelle gefehlt hat, sind die weiteren Einstellungen (Abbildung 9), die bisher in der Cloud noch nicht vollständig umsetzbar sind.
Einige Einstellungen können allerdings alternativ auf Mandantenebene gepflegt werden – entscheidend ist hier, die neue Systemlogik zu verstehen und die richtigen Einstellungen zu finden.
Abbildung 9: Weitere Einstellungen in SAP ECC
Auch zum Beispiel die Transaktion "Tabellenpflege" ist im Cloud ERP nur noch an einer anderen Stelle als vorher möglich, was bei Eigenentwicklungen für Kunden eine wichtige Rolle spielt, aber bei diesem Projekt jedoch nicht relevant war..
Eine Änderung mit Auswirkungen auf unser Projekt betraf das Thema "Transportaufträge". In SAP GUI konnten bei Transportaufträgen die Änderungen bisher an den Systemeinstellungen erfolgen, die dann projektbezogen in sogenannten Änderungsaufträgen gespeichert wurden. Nach erfolgreichen Tests konnten über diese Änderungsaufträge die Systemeinstellungen in weitere SAP-Systeme übertragen werden. Verwaltet wurden die Änderungsaufträge dabei im Transport Organizer. Dies unterscheidet sich jedoch in der Cloud. Alle Änderungen werden beim Customizing im System als sogenannte Transportaufträge im Bereich "Projekte" gespeichert. Diese Projekte müssen dann seitens der Administration durchgeführt werden und liegen nicht mehr im Handlungsspielraum der Berater. Diese Neuerung erfordert mehr Absprache und ist bei der zeitlichen Planung zu berücksichtigen.
Auch bei der Erstmusterprüfung gibt es einen neuen Ablauf: Hier existiert für Erstmuster keine speziell dafür vorgesehene Prüfart mehr, wie das bisher der Fall war, sondern die Erstmusterprüfung wird nun auch über die Standard-Wareneingangsprüfung zur Bestellung abgewickelt. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass der Prüfplan auf die entsprechende Verwendung umgestellt werden muss.
Bei den Unterschieden zeigt sich deutlich: SAP Cloud ERP setzt stärker auf harmonisierte Standardprozesse statt auf separate Sonderlösungen.
Möglichkeiten im SAP Cloud ERP aus Beratersicht
Die zentrale Frage lautet häufig: Wie viel Qualität ist mit SAP Cloud ERP möglich und wie viel lässt sich im Standard umsetzen?
Unsere Projekterfahrung hat gezeigt: Grundsätzlich lassen sich sehr viele Funktionen aus dem bisherigen SAP-Standard in der Public Edition umsetzen und für das Kundenprojekt fehlten keine grundlegenden Funktionen. Das bedeutet, für die typischen QM-Standardabläufe wie
- Wareneingangsprüfung
- fertigungsbegleitende Prüfung
- Zeugnisabwicklung
sind alle notwendigen Funktionen verfügbar und umsetzbar.
Die Prozesse und Wege zum Ergebnis sind teilweise neu und unterscheiden sich, als man es bisher in SAP GUI gewohnt war, waren aber funktional in diesem Projekt vollständig umsetzbar. Das Projekt hat ermöglicht, das SAP Cloud ERP intensiv zu nutzen und die Neuerungen und Unterschiede als Erfahrungswerte mitzunehmen.
Erfahrungsbericht aus Anwendersicht als Neueinsteiger
Als Neuanwender hatte der Kunde Qualitätsmanagement in SAP bisher noch nicht im Einsatz. Die Ausgangssituation war folgende:
- Keine Planung und Steuerung in der Wareneingangsprüfung
- Prüfungen ohne festgelegte Merkmale
- Unzureichende Dokumentation
Gerade in Branchen mit hohem Zukaufanteil und großem Lieferantennetzwerk ist das Qualitätsmanagement insbesondere wichtig, denn durch sich stetig weiterentwickelnde Kundenanforderungen und branchenspezifische Prozesse sowie steigende Anforderungen an das Lieferantenmanagement und den Wareneingang, steigen auch die Anforderungen an das QM-System.
Das Ziel war daher:
- Qualitätsprüfungen direkt im Wareneingang planen und steuern
- Zertifizierungsgerechte und digitale Prozesse etablieren
Der Kunde hatte sich dabei für SAP Cloud ERP (SAP S/4HANA Cloud Public Edition) entschieden, da somit das vorhandene System genutzt und die ERP-Stammdaten und existierende Prozesse direkt verwendet werden konnten.
Die Herausforderung war vor allem, die Prozesse schlank und unkompliziert einzuführen, was durch bereits vorhandene Best Practices gut möglich war. Als Neuanwender mussten aber auch die SAP-Abläufe im System verstanden werden, um sie passend an die eigenen Anforderungen adaptieren zu können, was durch externe Unterstützung reibungslos funktioniert hat. Gerade auch die rechtlichen Regelungen bezüglich Zugriffe und Funktionen mussten im Vorfeld intensiv geprüft und umgesetzt werden.
Rein technisch gesehen war es als Voraussetzung für ein SAP-Prüflos (zentrales Dokument im SAP-Qualitätsmanagement) essenziell, Ergebniskataloge und Auswahlmengen für die Ergebniserfassung festzulegen, Stammprüfmerkmale anzulegen (sofern sinnvoll), basierend darauf Prüfpläne zu erstellen, die Stammdaten im Qualitätsmanagement zu pflegen sowie zuletzt die Prüfart anzulegen (in diesem Fall die Wareneingangsprüfung). Das Prüflos wird folglich durch eine Bestellung und den damit verbundenen Wareneingang erstmalig erstellt. Sowohl Qualitätstechniker als auch -ingenieure können dieses Prüflos anschließend bearbeiten, um eine mögliche Freigabe zu beurteilen.
Hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass insbesondere das ausgiebige Testen des gesamten Prozessablaufs von Anfang bis Ende eine hohe Wichtigkeit hatte und auch immer noch hat, da eine gewisse Komplexität und die Beteiligung unterschiedlicher Personen und Funktionen gegeben sind.
Fazit
Das Qualitätsmanagement in SAP Cloud ERP zeigt, dass auch in der Cloud ein professionelles Qualitätsmanagement auf hohem Niveau möglich ist. Unternehmen können zentrale Prüfprozesse wie Wareneingangsprüfung, fertigungsbegleitende Prüfung und Erstmusterprüfung im Standard abbilden und dabei von einer modernen Benutzeroberfläche und einer stabilen System-Governance profitieren.
Die Antwort auf die Frage "Wie viel Qualität ist mit SAP Cloud ERP und Standard möglich?" lautet daher: Sehr viel – denn der SAP-Standard bietet in der Cloud bereits alle wesentlichen Funktionen für durchgängige, digitale Qualitätsprozesse. Unternehmen müssen sich jedoch stärker auf harmonisierte Abläufe und die Cloud-Logik einlassen. Wer bereit ist, Standardprozesse konsequent zu nutzen, kann mit dem Cloud ERP ein leistungsfähiges und zukunftssicheres Qualitätsmanagement etablieren.
