Change Management in IT-Projekten

„Wir führen nur ein neues ERP-Tool ein, wir brauchen keine Unterstützung beim Change Management.“ 

„Unser Public-Cloud-Projekt ist ein reines IT-Projekt.“ 

„Um den Erfolg der neuen Software zu sichern, schulen wir die betroffenen Mitarbeiter im Umgang mit der Software.“

Leider ist diese Sichtweise in vielen Führungsgremien von Unternehmen in der Schweiz noch viel zu weit verbreitet. Nach wie vor ist es selten, dass in Ausschreibungen für grössere IT-Projekte explizit nach professioneller Change-Management-Unterstützung gefragt wird. Mit der Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Tool allein ist es aber nicht getan.

Da wir bei Scheer IDS Schweiz davon überzeugt sind, dass professionelles Change Management entscheidend ist für den Erfolg und die Akzeptanz neuer Technologien und Prozesse, beziehen wir Change Management immer in unsere Angebote mit ein. Gerne geben wir Ihnen im Folgenden ein paar Tipps aus unserer Beratungserfahrung, worauf Sie achten sollten, um eine erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung, insbesondere bei grossen IT-Projekten, zu gewährleisten.

Ängste abbauen:

Grosse IT-Projekte lösen bei den Mitarbeitern regelmässig eine Vielzahl von Ängsten aus:

Bin ich den neuen technologischen Anforderungen gewachsen? Wird die Technologie mich ersetzen? Werde ich überhaupt noch gebraucht, wenn das neue Tool eingeführt ist? Wird meine tägliche Arbeit komplizierter werden?

Ängste führen in der Regel zunächst zu Abwehr, Ablehnung, Desinteresse oder Verneinung. Das ist menschlich und keineswegs ungewöhnlich – wichtig ist es allerdings, diesen Widerständen zu stellen, um den Erfolg des Projekts nicht zu gefährden.

Wenn Sie mit Widerstand konfrontiert werden, sollten Sie nicht versuchen, Ihre Kollegen zu sehr zu drängen oder zu überfordern. Verwenden Sie stattdessen Techniken des aktiven Zuhörens, um Hintergründe und Ursachen für unkooperatives, passives Verhalten besser zu verstehen.

Kommunikation und Beteiligung:

Eine transparente, empfängerorientierte und regelmässige Kommunikation sowie die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden sind besonders hilfreich, um Ängste der Mitarbeiter abzubauen:

• Klare Kommunikation: Informieren Sie alle Beteiligten frühzeitig und transparent über die geplanten Veränderungen. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Akzeptanz zu erhöhen. Achten Sie darauf, die Beteiligten nicht mit Informationen zu überhäufen, die für sie nicht relevant sind (insbesondere muss nicht jeder Beteiligte alle technischen Details kennen). Eine einmalige Information zu Beginn des Projekts reicht bei weitem nicht aus, um ein IT-Projekt professionell zu managen. Es reicht auch nicht aus, nur die Mitarbeiter der IT-Abteilung oder nur die Personen zu informieren, die bereits an dem Projekt arbeiten oder die neu eingeführten Tools verwenden. Die gesamte Belegschaft sollte in verständlicher und übersichtlicher Form über wesentliche Änderungen der Prozesse informiert werden.
• Einbeziehung der Mitarbeiter: Beziehen Sie die Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess ein. Dies kann durch Workshops, Schulungen und regelmässige Feedbackgespräche geschehen. Hören Sie sich die Ideen, Ängste und Rückmeldungen der Mitarbeiter an und reagieren sie adäquat darauf.

Pioniere / Ambassadoren des Wandels:

Als vielversprechend erweisen sich auch immer wieder „Pioniere“ oder „Ambassadoren des Wandels“, die Neues ausprobieren und über ihre Erfahrungen berichten. Sie gehen voran, haben eine Vorbildfunktion und ebnen den Weg für eine erfolgreiche Implementierung neuer Technologien. Wenn die Vorbilder keine Technik-Nerds sind, ist es für die Betroffenen umso glaubwürdiger, dass auch sie mit den technischen Veränderungen zurechtkommen werden. Wählen Sie sie also gezielt aus und engagieren Sie sie für Ihr Projekt.

Wenn sich Change Ambassadoren aus verschiedenen Hierarchieebenen und Abteilungen (mit unterschiedlicher Einbindung in den Veränderungsprozess) finden lassen, dient dies dem beabsichtigten Vorbildcharakter: Jeder Mitarbeiter findet eine Person, mit der er sich identifizieren kann.

Schrittweise Umsetzung:

Wenn möglich ist es auch ratsam, technische Veränderungen schrittweise, in verdaulichen „Häppchen“, einzuführen und umzusetzen, um die Betroffenen langsam an das Neue zu gewöhnen. Dies minimiert die Disruptionen beim Wandel. 

Dieser Ansatz ist besonders vorteilhaft für „non-digital natives“ und in Unternehmen, die über längere Zeiträume keine grösseren technologischen Veränderungen erlebt haben. 

Jede erreichte Veränderungsstufe wird konsolidiert und - sehr empfehlenswert - als Erfolg gefeiert. Darauf aufbauend wird die Veränderung und Umsetzung Schritt für Schritt fortgesetzt.

Change Management Ansatz bei der Scheer IDS Schweiz:

Bei Scheer IDS folgen wir bei grossen IT-Projekten dem bekannten ADKAR Modell für Change Management:

A ttention, D esire, K nowledge, A bility und R einforcement sind die fünf Phasen, die jeder Mitarbeitende im Laufe des Projekts durchläuft. In der Regel befinden sich nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig in derselben Phase, aber ein grosser Prozentsatz der Belegschaft „bewegt“ sich immer auf ungefähr dieselbe Weise und in demselben Tempo vorwärts. 

• In der Regel bewegen sich die Mitglieder des Projektteams ohne grosse Umwege recht gleichmässig auf dem ADKAR-Pfad. Bei Projektteam-Mitgliedern beobachten wir auch meist ein hohes Mass an Konsistenz zwischen der Veränderungsentwicklung und dem Fortschritt bzw. Verlauf des Projekts an sich.
• Betroffene Endanwender beginnen ihren eigenen Veränderungsprozess, ihren ADKAR-Pfad, typischerweise viel später im eigentlichen IT-Projektprozess und befinden sich daher an einem völlig anderen Punkt der Veränderung. Dies gilt es zu berücksichtigen und auch mit anderen passenden Massnahmen anzugehen.

Ein allgemeiner kombinierter Projekt- und Change Management Plan sieht bei uns oft wie folgt aus:

Ein gut umgesetztes „Change Management“ in IT-Projekten kann helfen, technische Herausforderungen zu meistern, die Akzeptanz neuer Systeme zu fördern und letztlich den Projekterfolg zu sichern. Sollten Sie Fragen haben oder unsere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an uns.